Hvordan kan du raskt se de 2-3 viktigste e-postene blant de 50 i Innboksen?
Du har kanskje allerede hundrevis av e-post i Innboksen. Du kan også være blant dem som har 20-30 uleste eller flere e-post når du åpner Innboksen om morgenen. Hvordan kan du da se hvilke som er viktige og bør åpnes først?
Vanligvis er e-post sendt bare til deg viktigst, og bør behandles først. De som har mange andre på Til-linjen, eller de er sendt til en distribusjonsliste, eller du står bare på kopi kan vente.
Det kan også være at du vil gi spesiell oppmerksomhet til den e-posten som kommer fra sjefen din
Her er hva du kan gjøre for å se veldig enkelt hva som er den viktigste e-posten i Outlook:
Når du er i Innboks, velg Visning fra menyen, og trykk på Vis innstillinger.
Der velger du Betinget formatering. Velg Legg til og skriv «Bare til meg».
Så går du inn på Betingelse… og krysser av i «Bare til meg» boksen og OK.
Deretter på Skrift… og velger ønsket farge. Blå fungerer vanligvis bra. Trykk OK og OK igjen. Nå vil du se at alle eksisterende e-poster sendt bare til deg i Innboksen skifter farge.
Vil du ha all e-post fra sjefen i en annen farge repeterer du instruksjonene over, men som betingelse setter du inn Fra…og e-postadressen til sjefen. Velg nå en annen farge. Unngå rødt! Det er en stressfarge. Grønt er bra
Nå er du klar til å behandle de viktigste e-postene først. Men for å komme gjennom Innboksen på en effektiv måte må du gjerne ta noen flere grep. Hint: Åpne hver e-post i Innboksen bare en gang.
Ikke mulig sier du? Joda, her er oppskriften.
Dette fungerer i Outlook for Windows 2010, 2013 og 2016. Bruker du Outlook 2016 for Mac kan du få til tilsvarende markering av viktig e-post, men ikke helt på samme måte. Si fra om du ønsker å vite mer om dette.
Oppdatert: For Outlook 2007 var dette enklere, så om du fremdeles bruker denne kan du velge Tools -> Organize (eller tilsvarende på norsk, stå på en e-post du vil bruke som utgangspunkt og velge farge og kriterier.
Tekst: Bjørn Hopland
Kommentarer