Bli superstrukturert uten stress

Noen få enkle grep kan hjelpe deg til å bli mer strukturert, huske avtaler, prioritere riktig og i det hele tatt bli mer effektiv på jobben uten stress eller mas.

Gjengivelse av intervjuet med Vibeke Holtskog i artikkel publisert på Ledernytt 30. november 2015
(Dette er utdrag av en lengre artikkel der Vibeke deler sine refleksjoner om emnet. Artikkelen i sin helhet kan du lese her)

Skaper tillit

Vibeke Holtskog fra firmaet Holtskog AS  påpeker at struktur er viktig fordi det fører til fremgang og skaper tillit.

–           Vi velger helst mennesker som har «orden i sysakene». Når jeg for eksempel velger håndverkere til oppussing hjemme, velger jeg ikke nødvendigvis den med den laveste prisen, men den som skaper mest tillit, sier hun. Da er både struktur, menneskekunnskap og integritet viktige stikkord.

Det samme mener hun gjelder i bedriften.  De ansattes struktur, oversikt og kontroll blir en del av bedriftens ansikt utad. Derfor tror hun næringslivet har mye å hente på å hjelpe sine medarbeidere til bedre struktur og effektivitet.

Kan medføre stress

Hun mener struktur er viktig også for oss rent personlig. Det å mestre vår egen hektiske hverdag er viktig for oss.

–           I perioder der «alt koker» og vi mister oversikten, mister vi også følelsen av kontroll og mestring, noe som kan være uheldig. Hvis dette pågår over tid, kommer stresset snikende, og vi vet alle hva negativt stress kan føre til over tid, sier hun.

Tid er dyrebart og hun har enda til gode å møte noen som mener det er nok av den. Derfor mener hun tiden må utnyttes maksimalt. Det gjelder å finne de rutinene som passer for hver enkelt.

–          Jeg tror ikke det er en oppskrift som gjelder for alle. Vi er ulike og har ulik kapasitet, påpeker hun.

Noen ting er likevel generelle. Den vi som regel glemmer først i en hektisk periode, er oss selv. Og her mener hun ofte kjernen til problemene er for mange. Hvis en ikke passer på seg selv oppi det hele, hvem skal da gjøre jobben?

Være bevisste på tiden

Hennes firma arrangerer kurs overfor bedrifter og da bruker de også tidsstyringsmatrisen som Stiernholm viser til. Selv følger hun bloggen hans og får nye tips hver uke.

– Jeg har prøvd mange av dem, og noen fungerer godt, mens andre ikke passer for meg, legger hun til.

For mange mener hun det er mye å hente bare ved å bli mer bevisste hvordan de bruker tiden sin. Tiden forsvinner, uten at de vet hvor den ble av. Og så sitter de med følelsen av ikke å ha fått gjort noe – og blir fortvilet og enda mer ineffektive.

– Å hjelpe medarbeidere til denne bevisstheten tror jeg er verdifullt, både for den enkelte og for bedriftens effektivitet og omdømme, sier hun.

Les hele artikkelen på Ledernytt

Noen av David Stiernholms strukturtips

• Skriv opp det du skal gjøre på ett sted. Det vil si i én app, én bok eller ett kalenderprogram. Da får du raskt overblikk over alt du skal gjøre, og kjenner at du har ryggen fri.
• I stedet for å ha en haug av papirer som skal leses, og som tynger deg med dårlig samvittighet, så legg inn lesingen som en arbeidsoppgave. Også når du leser noe, gjør du noe.
• Lagre papirer og digital informasjon på færre steder enn i dag. Da sparer du plass og finner lettere det du trenger.
• Skaff deg ett sted der du kan sette deg når du virkelig trenger å være uforstyrret. Det kan være i jobbens lokaler eller et sted utenfor. Pass på at du ikke blir funnet av kollegaer og andre om du ikke selv vil det.
• Tydeliggjør for deg selv hvilke konkrete formulerte mål du arbeider mot dette året. Først når du vet det, kan du gjøre en bevisst og korrekt prioritering blant alt det du skal gjøre.
• Tøm skrivebordet for alt du ikke jobber med i øyeblikket, eller som inspirerer deg. Tomme overflater distraherer mindre.
• Skaff deg en tekstbank for formuleringer, fraser og annet, så du slipper å finne opp hjulet hver gang du skal skrive noe.
• Lag sjekklister over hvordan du gjør de oppgavene som du synes er krevende. Da slipper du å gå rundt og huske på hvordan du gjorde det

Les bloggen til David Stiernholm for flere nyttige tips om hvordan du kan bli mer strukturert.